Les entreprises possèdent toute sorte de documents liés aux contrats, aux ressources humaines, à la comptabilité, aux finances, etc. Les employés sont parfois à la recherche de documents qui se trouvent parmi des tonnes de papiers administratifs. Trouver ces pièces devient alors un véritable challenge qui peut faire perdre un temps considérable.
Aussi, il faut noter que les documents physiques peuvent facilement se perdre ou encore devenir illisibles. Pour ces raisons et pour bien d’autres choses encore, la numérisation des documents est une excellente solution. Découvrez la numérisation des documents et son importance au sein des entreprises !
Qu’est-ce que la numérisation des documents ?
Numériser un document ne consiste pas seulement à en faire une copie numérique. La numérisation consiste à convertir des documents en données numériques. Ces dernières permettent de mieux gérer les documents. Aussi, elles facilitent leurs recherches et les rendent plus accessibles aux différents utilisateurs. La numérisation de documents en entreprise peut se regrouper en trois grandes actions.
D’abord, c’est l’action de faire une copie et de convertir un document papier en un fichier numérique utilisable sur un support numérique ou sur internet. Ensuite, cette action d’extrait des données d’un document papier ou numérique pour les envoyer dans des applications en ligne. Enfin, la numérisation documents entreprise consiste à classer dans une base les documents numérisés selon les critères de l’entreprise.
Le processus de la numérisation
Numériser requiert des moyens humains, matériels et logiciels. En premier lieu, les documents sont préparés pour la numérisation. Pour cela, ils sont triés, désagrafés puis trombonés pour faciliter le traitement aux scanners. Ces documents sont alors scannés et traités à l’aide d’outils de capture. Ils permettent d’extraire des informations et du contenu des documents. Ces informations encore utilisées comme métadonnées facilitent l’identification ou la recherche d’un document.
Il est nécessaire de procéder à un vidéo codage pour corriger manuellement les erreurs éventuelles. Ensuite, un contrôle qualité s’effectue sur un échantillon représentatif dans le but de valider le lot numérisé. Lorsque tout est correct, la mise en ligne des images numérisées est possible. Enfin, les dossiers sont reconstitués dans leur état de départ puis rendus à l’entreprise. Vous pourriez décider de les archiver à l’interne ou auprès d’un archiveur.
Ses objectifs
La numérisation a plusieurs fonctions. Elle permet d’archiver les documents originaux. Ceci fait gagner plus d’espace de stockage à l’entreprise. Cette mesure permet également d’éviter les pertes ou la détérioration dues à un quelconque incident. Elle valorise le fonds documentaire et favorise le droit d’accès aux documents administratifs en permettant au public de les consulter sans craindre de les abîmer. Elle facilite aussi les échanges d’informations à distance en toute sécurité.
Cette technique permet de reconnaître un document, d’en faire une copie et de le stocker. Il faut noter qu’il est possible de numériser pratiquement tous les types de documents. Il s’agit notamment :
d’images ;
de textes ;
de graphes :
de son ;
de vidéo.
Cela dépend également du matériel à utiliser pour la numérisation. Grâce aux scanners 3D spécialement conçus pour l’usage, il est également possible de numériser les objets physiques.
Avantages et importance de la numérisation en entreprise
La numérisation est très bénéfique pour les employés, les clients, les fournisseurs et bien d’autres acteurs de la société. Elle permet de mieux gérer les documents. Aux entreprises, la numérisation permet de gagner considérablement en productivité. En effet, une tâche qui auparavant nécessitait l’intervention de plusieurs personnes peut aujourd’hui se faire de façon automatique. De plus, les collaborateurs gagnent en fluidité, car ils ont plus facilement accès aux informations nécessaires en temps et en heure. Ces services sont bien accessibles avec des smartphones, des ordinateurs et même des tablettes.
La numérisation permet de gagner une place colossale. En effet, les classeurs ou les dossiers prennent beaucoup de places et au fil du temps, il faut plusieurs étagères pour vos documents. Avec la numérisation, vous gagnez beaucoup de place de stockage. De plus, elle est convenable pour l’écologie puisque vous réduisez considérablement votre consommation de feuilles et d’énergie. Enfin, elle permet de mieux sécuriser les informations en centralisant les données dans un système prédéfini. En effet, les documents papiers sont plus exposés au risque de perte, de vol, ou de destruction accidentelle. La numérisation assurer également une meilleure confidentialité.
La numérisation est l’action de copier et convertir un document papier en fichier numérique, en extraire les métadonnées et les classer dans une base selon les critères de l’entreprise. Elle a pour but d’archiver les documents originaux et de les rendre plus accessibles au grand public sans risque de détérioration. De plus, il est possible de numériser pratiquement tous les types de documents et même des objets physiques. Elle est très bénéfique pour les entreprises, car elle permet une meilleure gestion documentaire et elle augmente la productivité. Elle est également favorable pour l’écologie.
